הפקת אירועי קונספט – מה זה ואיך מבצעים אירוע מושלם

הפקת אירוע קונספט

כאשר מפיקים אירוע אחת המטרות העיקריות שצריכה לעמוד לנגד עיניכם היא להרשים את המשתתפים השונים כך שידברו על האירוע למשך חודשים רבים אחרי שהסתיים. כדי שזה יקרה, עליכם לגרום לאירוע עצמו להתבלט.

אחת הדרכים לעשות זאת היא על ידי בחירת קונספט יצירתי, מיוחד ומרגש להפליא שישאיר על כולם רושם חיובי. למרות שזו משימה שעשויה להיות מעט מאתגרת, אנו כאן כדי לעשות לכם סדר בדברים.

אירוע קונספט – מה זה בדיוק?

רגע לפני שנספר לכם איך מתכננים אירוע קונספט צעד אחר צעד, קודם חשוב ליישר קו לגבי מה זה אירוע קונספט בכלל. אירוע קונספט מתאים גם אם אתם מתכננים אירוע פרטי וגם אם אירוע עסקי, בשני המקרים, במרכזו של האירוע עומד סיפור, תחום או נושא כללי שמלווה אותו על כל מרכיביו, החל בבחירת המיקום, דרך האוכל והתכנית האומנותית ועד קוד הלבוש. כאשר הקונספט שבוחרים מוצלח והאירוע מתוכנן בקפידה בהתאם אליו, אפשר ליצור אירוע בלתי נשכח!

מאיפה מתחילים?

השלב הראשון הוא להכיר את קהל היעד שלכם, ולו רק בגלל שהאירוע מאורגן עבורו ולמענו, לכן הקונספט צריך להתאים לו. ולמה זה חשוב? כי יש רעיונות ותחומים מסוימים שיכולים לעבוד על קבוצה מסוימת של אנשים, בעוד שעל אחרים פחות. כדי להחליט מה ידבר יותר לקהל היעד שלכם, אתם יכולים לעשות סקר, או שיעורי בית קודמים. באופן כללי, ישנם קונספטים שנחשבים ליותר פופולריים מאחרים, ולכן הם הרבה יותר מבוקשים.

מהי מטרת האירוע?

השלב הבא הוא להגדיר את מטרת האירוע. למה אתם מתכננים אותו? ומה מנסים להשיג? יש סיבות שונות לערוך אירוע, במיוחד כאשר מדובר באירוע עסקי. לפעמים המטרה היא להגביר את המודעות למותג, בפעמים אחרות רוצים לשווק מוצר חדש. יש אירועים שמטרתם לחלוק ידע ויש אירועים שנועדו להפנות למותג עוד לידים.

כאשר מדובר באירוע פרטי, לרוב הרצון הוא לצאת מחוץ לקופסה ולהפיק אירוע ייחודי שלא נראה כמותו, או לחלופין, ליצור עניין אצל המשתתפים.

בוחרים את הקונספט

אחרי שאתם מכירים את קהל היעד ומגדירים את המטרה של האירוע עצמו, אתם יכולים להתחיל עם הפן החווייתי ולחשוב על קונספט שייקח את האירוע שלכם אל השלב הבא, ובכך יממש את המטרה שלכם. יש המון נושאים מדליקים שאפשר להתבסס עליהם כמו למשל המערב הפרוע, קרקס, חדר בריחה, מסיבת תחפושות, אירוע יוקרתי בסגנון טקס האוסקר, אירוע בסימן אתגרי כמו הישרדות או המרוץ למיליון, ובאמת שאין גבול לאפשרויות. כאשר יש לכם רעיון מרכזי אחד, יהיה לכם קל יותר לבנות את כל שאר הדברים סביבו ולחשוב על כל הפרטים הקטנים שישתלבו יחד לכדי אירוע קונספט מנצח.

בחירת המיקום

בחירת הקונספט משפיעה גם המון על המיקום של האירוע עצמו, אם אתם מתכננים אירוע נוצץ, יהיה עליכם לבחור מיקום שנראה כמו אולם נשפים, ואם הקונספט הוא אירוח בסגנון בדואי עליכם לבחור גם כן במקום המתאים. כאשר אתם בוחרים מיקום עליכם גם לשים לב לגודל בהתאם לכמות המשתתפים, לנגישות, לנוחות ולעלות. כאשר תשימו לב לכל הפרמטרים האלו ותצליחו לשלב ביניהם, תוכלו למצוא מקום מדהים. לאחר שמצאתם את החלל תוכלו לעצב אותו כדי ליצור לאורחים שלכם חוויה ייחודית שתואמת לתפיסת האירוע.

בחירת יום ושעה

אם זה לא מובן מאליו, עליכם לבחור יום ושעה שישתלבו עם הקונספט בצורה טובה. אם למשל אתם עורכים נשף בסגנון טקס האוסקר עליכם לקיים אותו בשעות הערב. אם זהו אירוע חווייתי ואתגרי עליכם לקיים אותו בשעות הבוקר – צהריים וכן הלאה. כמו כן אם האירוע מתוכנן להתקיים בחוץ, עליכם לשים דגש על מזג האוויר. קחו בחשבון שתכנון אירוע קונספט דורש המון מחשבה, לכן השאירו לעצמכם מספיק זמן לארגן את הכל בצורה טובה.

הפקת אירוע עסקי מוצלח – איך עושים את זה נכון?

עיצוב

עיצוב האירוע קושר את כל המרכיבים השונים לכדי מקשה אחת, ובעצם עוזר לבטא את הקונספט בצורה הכי טובה. מומלץ מאוד לשכור אנשי מקצוע מיומנים למטרה זו, אשר יכולים לקשט את המקום בהתאם לצבעים ולרוח הקונספט, ליצור הזמנות אשר נותנות הצצה לגבי מה שהולך לקרות ביום האירוע, לוודא שלצוות העובדים יש תלבושות שתואמות לרעיון שעליו האירוע מבוסס, לבחור פעילויות ואטרקציות מתאימות ועוד.

מה בתפריט?

גם האוכל שתבחרו לאירוע צריך להיות תואם לרעיון המרכזי, יש המון אפשרויות אבל ניתן לכם דוגמה כדי שתבינו את הרעיון הכללי. אם אתם מתכננים אירוע שהקונספט המרכזי שלו הוא קרקס, אפשר בהחלט לבחור בדוכני מזון מסוגים שונים והמלצרים יכולים להיות מחופשים לליצנים. אם אתם מעוניינים באירוע נוצץ אוכל גורמה יהיה בחירה נכונה יותר, כאשר גם המלצרים צריכים להקפיד על קוד לבוש מתאים, אם זהו אירוע קיצי ניתן לשלב אוכל קליל וקוקטיילים, וכן הלאה.

קבלו השראה

תכנון אירוע קונספט דורש מכם להקדיש המון מחשבה, ועליכם להיות מוכנים לחשוב עד לרמת הפרט הקטן. זה הרבה יותר קל לבחור בקונספט מוכר ומבוקש כי אז יותר קל להשיג אביזרים מתאימים או לעבוד בשיתוף פעולה עם ספקים ונותני שירותים. אבל אם בכל זאת אתם רוצים לצאת מהקופסה ולהפיק אירוע מיוחד ומקורי, אתם בהחלט יכולים לקבל השראה מהרשת ולעשות קצת שיעורי בית מקדימים.

חסכו לעצמכם זמן ומאמץ עם חברת הפקות מקצועית

אנו ממליצים לכם להזמין את שירותיה של חברת הפקות מקצועית שתחסוך לכם המון זמן ומאמצים. חברת הפקות שמנוסה בהפקת אירועי קונספט יכולה להקל עליכם ממש ולקשור את כל הקצוות שיצרו את האירוע המושלם. כאשר החברה שמפיקה את האירוע מנוסה היא תוכל ליצור לעובדים חוויה אותנטית ובלתי נשכחת על מנת לרגש את כל המשתתפים, ולא פחות חשוב – להפתיע אותם ולעזור להם לחוות חוויה מיוחדת שטרם התנסו בה בעבר.

שיתוף ב facebook
Facebook
שיתוף ב twitter
Twitter
שיתוף ב linkedin
LinkedIn
שיתוף ב pinterest
Pinterest

צרו קשר